Przejdź do głównej zawartości

Korzystanie z modułu Dokumentów

Moduł Dokumentów służy do przechowywania, kategoryzacji i współdzielenia plików z workflow akceptacji.

Przesyłanie dokumentów​

Pojedynczy plik​

  1. Przejdź do Dokumenty > Wszystkie
  2. Kliknij Prześlij lub przeciągnij plik
  3. Uzupełnij metadane:
    • Nazwa - domyślnie z pliku
    • Kategoria - typ dokumentu
    • Tagi - etykiety
    • Opis - dodatkowe informacje
  4. Kliknij Zapisz

Wiele plików​

  1. Przeciągnij wiele plików na obszar przesyłania
  2. Lub użyj Ctrl + klik przy wybieraniu
  3. Każdy plik otrzyma osobny rekord

Obsługiwane formaty​

KategoriaFormaty
DokumentyPDF, DOC, DOCX, ODT, RTF
ArkuszeXLS, XLSX, CSV, ODS
PrezentacjePPT, PPTX, ODP
ObrazyJPG, PNG, GIF, SVG, WEBP
ArchiwaZIP, RAR, 7Z
InneTXT, MD, JSON, XML

Organizacja dokumentów​

Kategorie​

Domyślne kategorie:

  • Umowy - kontrakty, aneksy
  • Faktury - dokumenty finansowe
  • Raporty - raporty i analizy
  • Korespondencja - pisma, emaile
  • Wewnętrzne - procedury, regulaminy
  • Inne - pozostałe dokumenty

Tworzenie nowej kategorii​

  1. Przejdź do Dokumenty > Kategorie
  2. Kliknij Nowa kategoria
  3. Podaj:
    • Nazwa
    • Opis
    • Ikona
    • Kolor
    • Kategoria nadrzędna (opcjonalnie)
  4. Zapisz

Foldery​

  1. Przejdź do Dokumenty > Foldery
  2. Kliknij Nowy folder
  3. Nazwij folder
  4. Przeciągaj dokumenty do folderów

Tagowanie​

  1. Otwórz dokument
  2. W polu Tagi dodaj etykiety
  3. Używaj tagów do szybkiego filtrowania

Wyszukiwanie​

Szybkie wyszukiwanie​

  1. Użyj pola wyszukiwania u góry
  2. Wpisz:
    • Nazwę pliku
    • Treść (dla dokumentów z OCR)
    • Tag
  3. Wyniki pojawiają się natychmiastowo

Zaawansowane wyszukiwanie​

  1. Kliknij Filtry
  2. Ustaw kryteria:
    • Kategoria
    • Data utworzenia (od-do)
    • Autor
    • Status
    • Typ pliku
  3. Kliknij Szukaj

Wyszukiwanie semantyczne​

AI rozumie kontekst zapytania:

  1. W wyszukiwarce wpisz naturalne pytanie
  2. Np. "umowy z klientem ABC z 2025"
  3. System znajdzie pasujące dokumenty

Podgląd dokumentów​

Wbudowany podgląd​

  1. Kliknij na dokument
  2. Podgląd otwiera się w panelu bocznym
  3. Obsługiwane: PDF, obrazy, Office (przez konwersję)

Pełny ekran​

  1. Kliknij ikonę rozszerz w podglądzie
  2. Dokument otworzy się na pełnym ekranie
  3. Nawiguj strzałkami między stronami

Wersjonowanie​

Historia wersji​

  1. Otwórz dokument
  2. Przejdź do zakładki Wersje
  3. Zobacz listę wszystkich wersji:
    • Numer wersji
    • Data
    • Autor zmiany
    • Opis zmiany

Przesyłanie nowej wersji​

  1. Otwórz dokument
  2. Kliknij Prześlij nową wersję
  3. Wybierz plik
  4. Dodaj opis zmian
  5. Prześlij

Przywracanie wersji​

  1. W zakładce Wersje znajdź wersję
  2. Kliknij ⋮ > Przywróć
  3. Potwierdź

Stara wersja stanie się nową aktualną wersją.

OCR i ekstrakcja tekstu​

Automatyczne OCR​

Dla przesłanych skanów system automatycznie:

  1. Rozpoznaje tekst (OCR)
  2. Wyodrębnia metadane
  3. Indeksuje do wyszukiwania

Status przetwarzania​

StatusOpis
⏳ W kolejceCzeka na przetworzenie
🔄 PrzetwarzanieOCR w toku
✅ ZakończoneTekst wyodrębniony
❌ BłądProblem z przetwarzaniem

Podgląd tekstu OCR​

  1. Otwórz dokument
  2. Przejdź do zakładki Tekst
  3. Zobacz rozpoznany tekst
  4. Możesz kopiować i edytować

Workflow akceptacji​

Konfiguracja workflow​

  1. Przejdź do Dokumenty > Workflow
  2. Kliknij Nowy workflow
  3. Skonfiguruj:
    • Nazwa workflow
    • Kategorie dokumentów (dla których obowiązuje)
    • Etapy akceptacji
    • Akceptujący na każdym etapie
  4. Zapisz

Przykładowy workflow​

Akceptowanie dokumentu​

  1. Otrzymasz powiadomienie o dokumencie do akceptacji
  2. Otwórz dokument
  3. Przejrzyj treść
  4. Kliknij:
    • Zatwierdź - dokument przechodzi do następnego etapu
    • Odrzuć - dokument wraca do autora z komentarzem
    • Cofnij - dokument wraca do poprzedniego etapu

Śledzenie statusu​

  1. Otwórz dokument
  2. Przejdź do zakładki Workflow
  3. Zobacz:
    • Aktualny etap
    • Historię akceptacji
    • Kto czeka na decyzję

Współdzielenie​

Udostępnianie wewnętrzne​

  1. Otwórz dokument
  2. Kliknij Udostępnij
  3. Wybierz:
    • Użytkownicy - konkretne osoby
    • Role - wszyscy z daną rolą
    • Zespoły - członkowie zespołu
  4. Ustaw uprawnienia:
    • Podgląd
    • Edycja
    • Zarządzanie
  5. Zapisz
  1. Otwórz dokument
  2. Kliknij Udostępnij > Link zewnętrzny
  3. Skonfiguruj:
    • Wygaśnięcie linku
    • Hasło (opcjonalnie)
    • Czy można pobrać
  4. Skopiuj link
Bezpieczeństwo

Linki zewnętrzne omijają uwierzytelnianie. Używaj ostrożnie dla poufnych dokumentów.

Powiązania​

Łączenie z innymi rekordami​

Dokumenty można powiązać z:

  • Klientami (CRM)
  • Fakturami
  • Zadaniami
  • Szansami sprzedażowymi

Tworzenie powiązania​

  1. Otwórz dokument
  2. Przejdź do zakładki Powiązania
  3. Kliknij Dodaj powiązanie
  4. Wybierz typ (Klient, Faktura, itp.)
  5. Wyszukaj i wybierz rekord
  6. Zapisz

Wskazówki​

Szybkie przesyłanie

Przeciągnij pliki bezpośrednio z Eksploratora Windows/Findera na przeglądarkę.

Skróty klawiszowe
  • Ctrl + U - prześlij plik
  • Del - usuń zaznaczone
  • Ctrl + D - pobierz
  • Ctrl + E - edytuj metadane
AI Assistant

Zapytaj AI:

  • "Znajdź umowy z 2025"
  • "Pokaż dokumenty oczekujące na moją akceptację"
  • "Co zawiera dokument X?"
Limity
  • Maksymalny rozmiar pliku: 100 MB
  • Obsługiwane rozszerzenia: patrz lista powyżej
  • Przechowywanie: według planu licencyjnego

Następne kroki​